Evénements professionnels présentiels & digitaux
Vous avez besoin d’aide pour concevoir et organiser vos prochains événements professionnels ?
Qu’il s’agisse de rencontres professionnelles, de conférences, de séminaires, d’assemblées générales ou de salons professionnels, nous pouvons vous aider, qu’ils aient lieu à distance ou en présence !
Événement physique
Vous souhaitez organiser un événement en présentiel et vous avez besoin de vous assurer qu’il sera géré sans stress, dans le temps imparti et qu’il vous permettra de vous démarquer ?
Excellente nouvelle, vous êtes au bon endroit !
L’organisation de projets culturels et événementiels est notre métier, notre expertise et notre excellence. Nous vous proposons donc de mettre nos compétences à votre service pour renforcer la raison d’être de vos événements et amplifier le message que vous souhaitez véhiculer à travers eux.
Une méthodologie pensée pour le succès de votre événement
Nous personnalisons soigneusement la méthodologie de chaque collaboration parce qu’elle est unique et dispose évidemment de spécificités, mais voici, de manière générale, le cadre qui la structurera.
1. Notre rencontre
Vous souhaitez nous rencontrer ? Échanger avec nous sur une idée, un besoin ou votre projet ? C’est très simple, il vous suffit de vous rendre sur ma page “contact” et de sélectionner un des créneaux horaires affichés afin de convenir de la date de notre premier échange, ou de contacter Audrey Barrières par mail ou téléphone directement !
Notre premier échange vous permet :
- De nous en dire plus sur vos envies, vos idées, vos impératifs…
- De faire plus ample connaissance avec Culturevent pour vérifier que nos services et notre façon de travailler correspondent bien à vos attentes.
Cet échange vous aide également à déterminer précisément vos besoins et vos intentions. De notre côté, cet échange nous permet de découvrir votre projet, votre structure et de comprendre vos besoins, vos intentions et vos enjeux.
2. Découvrez notre proposition
Nous vous feront ensuite parvenir une proposition qui récapitule notre échange et qui présente notre méthodologie de travail ainsi que les conditions financières de collaboration.
3. Notre excellence
Avant-projet : de la créativité à la réalisation
Au début de chaque collaboration, nous faisons un travail approfondi pour découvrir votre structure et nous immerger dans votre entreprise pour en capter l’essence et la raison d’être.
- S’il s’agit d’une création d’événement, nous vous ferons parvenir une présentation qui vous donnera la direction créative et la ligne conductrice de notre collaboration. Nous vous expliquerons nos choix, nos propositions et l’effet attendu ou comment cela pourra être perçu par vos relations.
- S’il s’agit de l’organisation d’une nouvelle édition d’un projet ou d’une manifestation qui a déjà eu lieu, nous pourrons vous faire des recommandations ou propositions d’amélioration si cela s’avère nécessaire.
À ce stade, l’objectif est de vérifier que nous bien compris votre idée, votre problématique et que nous orientons dans la bonne direction votre événement mais également notre collaboration !
Début de la collaboration
Nous commençons à organiser le processus sur la base de ce que nous avons convenu dans l’avant-projet : mise en place de la méthodologie, contact des prestataires, communication, commercialisation etc. Les décisions à prendre ou les choix à faire vous sont soumis et nous les prenons en concertation dans l’intérêt de la manifestation.
Work in progress…
Votre projet commence à prendre vie ! Nous vous informe des avancées, de sa mise en place et des réussites ou difficultés rencontrées. Cela vous rassure et vous permet de garder la main sur le déroulé.
4. Notre objectif
Réalisation
C’est le (ou les) jour J ! Afin de vous assurer une sérénité maximale, nous pouvons être présents pour coordonner et superviser, que votre expérience ait lieu en présence ou en ligne. Notre rôle est d’être là “au cas où” pour gérer l’imprévisible afin que vous puissiez vous concentrer sur votre réception et vos invités.
5. Notre histoire
Bilan
Ça y est, l’événement a eu lieu !
Nous vous sollicitons pour organiser un rendez-vous de bilan durant lequel nous vous présentons l’analyse des données reçues suite au questionnaire envoyé et aux informations de connexion si la manifestation est hybride. Nous passerons également en revue l’ensemble de notre collaboration, ce qui a fonctionné dans notre méthodologie et notre approche, les axes d’amélioration et nous projetterons, je l’espère, l’organisation de votre prochain événement !
Souvenir de belles collaborations
Événement digital et hybride
Vous souhaitez augmenter votre audience ? Donner accès à distance à votre événement ou faire vivre une expérience singulière à vos participants ?
Les bénéfices sont multiples :
- Profitabilité : Rendre votre événement accessible à une zone géographique bien plus vaste.
- Flexibilité : Permettre à vos participants d’assister à votre événement même s’ils n’ont qu’une heure à y consacrer !
- Singularité : Animer de façon originale et ludique votre événement.
- Modernité : Positionner votre entreprise comme innovante en montrant qu’elle sait évoluer avec son temps.
- Écoresponsabilité : Réduire l’empreinte carbone de votre événement en évitant les déplacements de vos participants.
Faites confiance à notre méthodologie éprouvée
Ces formats d’événements prennent du temps à concevoir, à organiser et nécessitent une expertise technique bien spécifique. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans la digitalisation et l’organisation de vos événements afin de créer de l’engagement auprès de vos participants et garantir des interactions de qualité.
1. Conception de l’événement digital
Selon le brief et le type d’événement souhaité, nous sélectionnons les outils digitaux adaptés pour créer un événement digital en 2D, en 3D ou hybride façon « plateau télé ». Votre événement pourra se dérouler sur internet via les plateformes de diffusion ou les réseaux sociaux ou bien dans le méta-verse.
2. Création de l’infrastructure digitale pour accueillir l’événement
Nous programmons ces outils pour créer l’infrastructure qui accueillera les événements en ligne (équivalent du lieu réceptif) : création du nombre de salles et programmation des fonctions associées à ces salles (live streaming, tables rondes, ateliers de travail en petit groupe, sessions networking, stands d’exposition, salles de replay, salle de conférence) et affectation des autorisations aux différentes catégories de participants (circulation différente au sein de l’événement selon que l’on soit organisateur, speaker ou participant par exemple).
Nous créons et programmons tout ce qui va graviter autour de l’événement :
- page ou module d’inscription
- planning
- profil des intervenants
- page sponsors
- formulaire de renseignements participants
- emailing marketing
- billetterie gratuite ou payante
- enregistrement des lives
- intégration des animations prévues pour dynamiser l’expérience des participants
3. Intégration des contenus
Vous nous fournissez toute la matière dont vous disposez (textes, vidéos, photos, médias, logos, Google slide, charte graphique, etc.) pour habiller les salles, les stands et informer au mieux les participants et nous nous occupons de tout ! Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous.
4. Réunions de suivi de projet
Nous programmons avec vous en début de collaboration les réunions de suivi durant lesquelles nous vous présentons l’avancée de la programmation des outils, les intégrations faites et nous définissons ensemble les prochaines étapes et les éléments à nous fournir.
5. Répétition et tests techniques
Quelques jours avant l’événement, nous organisons une ou plusieurs sessions de présentation de l’outil utilisé à toutes les personnes qui vont intervenir durant l’événement (organisateurs / speakers / exposants). Nous procédons à la réalisation des tests techniques (bande passante, caméra, son, lumière, partage écran, projection document, etc.). Nous profitons de cette séance pour les briefer sur le déroulé, leur donner quelques bonnes pratiques et les rassurer.
6. Coordination jour J
Présente le jour J en régie à distance, nous gèrons la diffusion du live en temps réel (jusqu’à 10 caméras / ordinateurs en même temps). Nous réalisons donc le montage vidéo en temps réel en fonction du déroulé fourni par vos soins.
Les diffusions sont possibles sur la plateforme événementielle digitale choisie mais également en simultané sur les réseaux sociaux (Facebook, YouTube, etc.) ou dans la métaverse selon le projet digital défini au début de la collaboration.
Nous assurons une hotline technique (directement via le chat de l’événement ou par téléphone).
7. Analyses des statistiques post-événement et accès aux replays
Suite à la tenue de l’événement, nous préparons et vous envoyons les statistiques liées à ce dernier : nombre de connexions, liste et répartition géographique des participants, stands les plus fréquentés, réponses aux sondages, récupération des échanges dans les chats etc.
Ainsi, lors d’une réunion bilan, nous évoquerons ce qui a bien fonctionné et ce qui pourra être amélioré lors du prochain événement que nous organiserons à nouveau ensemble, nous l’espérons !
Quel type d’événements est-il pertinent de digitaliser ?
Séminaires, plénières, session de networking, conférence de presse, convention d’entreprise, journées de formation, afterwork… Découvrez quelles animations digitales ou hybrides peuvent être proposées.
Animations pro
Sondages, Quizz, QCM, Nuages de mots, Votes en ligne, Brainstormings, Images à compléter, Textes à trous, Associations d’éléments, Post-it à coller, Speed-meetings etc.
Jeux à faire en équipe ou en individuel
Blind-test musical ou cinématographique, Escape Room, Résolutions d’énigmes, Question pour un champion, Tabou, Pictionnary, Mosaïque de photos interactives (reconstituer logo marque grâce à photo de tous les participants), Photomaton etc.
Plongée dans le virtuel
Création de monde virtuel en 3D où chaque participant peut interagir avec son avatar, Création de NFT etc.
Souvenirs de belles collaborations
