Afin d’accompagner au mieux l’équipe et la soulager des tâches techniques et chronophages, Culturevent a mis en place une série de missions :

Avant :

• Conception de la thématique annuelle de l’événement et sélection des invités experts pour en parler
• Renouvellement de partenariats presse (Radio France et GMBA) et mise en place de nouvelles collaborations pour développer la visibilité et la renommée de l’événement
• Conception d’un plan marketing pour la promotion de l’événement afin de mobiliser une centaine de participants payants
• Conception et réalisation de la brochure de communication
• Mise à jour du site internet des Rencontres Professionnelles pour assurer une cohérence et une attractivité de la communication
• Mise en place et gestion de la billetterie
• Organisation et coordination de l’événement en lien avec l’ensemble des acteurs participants : Salle Cortot, musiciens, intervenants, service de communication, graphiste, imprimeur, traiteur, etc.

Pendant : 

• Coordination sur place le jour J pour soulager et rassurer l’équipe, ainsi que pilotage des networkings entre les intervenants et les participants

Après : 

• Résumé et synthèse des retours des co-organisateurs et participants présentant :
  • les bonnes pratiques à retenir et à reproduire pour l’année suivante
  • les axes d’améliorations possibles
  • l’évolution des ventes de billets
  • l’analyse du questionnaire de satisfaction et des données liées à l’envoi des newsletters et des posts sur les réseaux sociaux, etc.