Evénements professionnels digitaux & présentiels
Vous avez besoin d’aide pour concevoir et organiser vos prochains événements professionnels ?
Qu’il s’agisse de rencontres professionnelles, de conférences, de séminaires, d’assemblées générales ou de salons professionnels, je peux vous aider, qu’ils aient lieu à distance ou en présence !
Événement digital et hybride
Vous souhaitez augmenter votre audience ? Donner accès à distance à votre événement ou faire vivre une expérience singulière à vos participants ?
Les bénéfices sont multiples :
- Profitabilité : Rendre votre événement accessible à une zone géographique bien plus vaste.
- Flexibilité : Permettre à vos participants d’assister à votre événement même s’ils n’ont qu’une heure à y consacrer !
- Singularité : Animer de façon originale et ludique votre événement.
- Modernité : Positionner votre entreprise comme innovante en montrant qu’elle sait évoluer avec son temps.
- Écoresponsabilité : Réduire l’empreinte carbone de votre événement en évitant les déplacements de vos participants.
Faites confiance à ma méthodologie éprouvée
Ces formats d’événements prennent du temps à concevoir, à organiser et nécessitent une expertise technique bien spécifique. C’est pourquoi je vous accompagne dans la digitalisation et l’organisation de vos événements afin de créer de l’engagement auprès de vos participants et garantir des interactions de qualité.
1. Conception de l’événement digital
Selon le brief et le type d’événement souhaité, je sélectionne les outils digitaux adaptés pour créer un événement digital en 2D, en 3D ou hybride façon « plateau télé ». Votre événement pourra se dérouler sur internet via les plateformes de diffusion ou les réseaux sociaux ou bien dans le méta-verse.
2. Création de l’infrastructure digitale pour accueillir l’événement
Je programme ces outils pour créer l’infrastructure qui accueillera les événements en ligne (équivalent du lieu réceptif) : création du nombre de salles et programmation des fonctions associées à ces salles (live streaming, tables rondes, ateliers de travail en petit groupe, sessions networking, stands d’exposition, salles de replay, salle de conférence) et affectation des autorisations aux différentes catégories de participants (circulation différente au sein de l’événement selon que l’on soit organisateur, speaker ou participant par exemple).
Je crée et programme tout ce qui va graviter autour de l’événement :
- page ou module d’inscription
- planning
- profil des intervenants
- page sponsors
- formulaire de renseignements participants
- emailing marketing
- billetterie gratuite ou payante
- enregistrement des lives
- intégration des animations prévues pour dynamiser l’expérience des participants
3. Intégration des contenus
Vous me fournissez toute la matière dont vous disposez (textes, vidéos, photos, médias, logos, google slide, charte graphique, etc..) pour habiller les salles, les stands et informer au mieux les participants et je m’occupe de tout ! Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous.
4. Réunions de suivi de projet
Je programme avec vous en début de collaboration les réunions de suivi durant lesquelles je vous présente l’avancée de la programmation des outils, les intégrations faites et nous définissons ensemble les prochaines étapes et les éléments à me fournir.
5. Répétition et tests techniques
Quelques jours avant l’événement, j’organise une ou plusieurs sessions de présentation de l’outil utilisé à toutes les personnes qui vont intervenir durant l’événement (organisateurs / speakers / exposants). Nous procédons à la réalisation des tests techniques (bande passante, caméra, son, lumière, partage écran, projection document, etc..). Je profite de cette séance pour les briefer sur le déroulé, leur donner quelques bonnes pratiques et les rassurer.
6. Coordination jour J
Présente le jour J en régie à distance, je gère la diffusion du live en temps réel (jusqu’à 10 caméras / ordinateurs en même temps). Je réalise donc le montage vidéo en temps réel en fonction du déroulé fourni par vos soins.
Les diffusions sont possibles sur la plateforme événementielle digitale choisie mais également en simultané sur les réseaux sociaux (Facebook, YouTube etc..) ou dans la métaverse selon le projet digital défini au début de la collaboration.
J’assure une hotline technique (directement via le chat de l’événement ou par téléphone).
7. Analyses des statistiques post-événement et accès aux replays
Suite à la tenue de l’événement, je prépare et vous envoie les statistiques liées à ce dernier : nombre de connexions, liste et répartition géographique des participants, stands les plus fréquentés, réponses aux sondages, récupération des échanges dans les chats etc..
Ainsi, lors d’une réunion bilan, nous évoquerons ce qui a bien fonctionné et ce qui pourra être amélioré lors du prochain événement que nous organiserons à nouveau ensemble, je l’espère !
Quels types d’événements est-il pertinent de digitaliser ?
Séminaires plénières, session de networking, conférence de presse, convention d’entreprise, journées de formation, afterwork… Découvrez quelles animations digitales ou hybrides peuvent être proposées.
Animations pro
Sondages, Quizz, QCM, Nuages de mots, Votes en ligne, Brainstormings, Compléter des images, Textes à trous, Associations d’éléments, Coller des post-it, Speed-meetings etc.
Jeux à faire en équipe ou en individuel
Blind-test musical ou cinématographique, Escape Room, Résolutions d’énigmes, Question pour un champion, Tabou, Pictionnary, Mosaïque de photos interactives (reconstituer logo marque grâce à photo de tous les participants), Photomaton etc.
Plongée dans le virtuel
Création de monde virtuel en 3D où chaque participant peut interagir avec son avatar, Création de NFT etc.
Souvenirs de belles collaborations
Événement physique
Vous souhaitez organiser un événement en présentiel et vous avez besoin de vous assurer qu’il sera géré sans stress, dans le temps imparti et qu’il vous permettra de vous démarquer ?
Excellente nouvelle, vous êtes au bon endroit !
L’organisation de projets culturels et événementiels est mon métier, mon expertise et mon excellence. Je vous propose donc de mettre mes compétences à votre service pour renforcer la raison d’être de vos événements et amplifier le message que vous souhaitez véhiculer à travers eux.
Une méthodologie pensée pour le succès de votre événement
Je personnalise soigneusement la méthodologie de chaque collaboration parce qu’elle est unique et dispose évidemment de spécificités, mais voici, de manière générale, le cadre qui la structurera.
1. Notre rencontre
Vous souhaitez me rencontrer ? Échanger avec moi sur une idée, un besoin ou votre projet ? C’est très simple, il vous suffit de vous rendre sur ma page “contact” et de sélectionner un des créneaux horaires affichés afin de convenir de la date de notre premier échange.
Notre premier échange vous permet :
- De m’en dire plus sur vos envies, vos idées, vos impératifs…
- De faire plus ample connaissance avec moi pour vérifier que mes services et ma façon de travailler correspondent bien à vos attentes.
Cet échange vous aide également à déterminer précisément vos besoins et vos intentions. De mon côté, cet échange me permet de découvrir votre projet, votre structure et de comprendre vos besoins, vos intentions et vos enjeux.
2. Découvrez ma proposition
Je vous ferai ensuite parvenir une proposition qui récapitule notre échange et qui présente ma méthodologie de travail ainsi que les conditions financières de collaboration.
3. Mon excellence
Avant-projet : de la créativité à la réalisation
Au début de chaque collaboration, je fais un travail approfondi pour découvrir votre structure et m’immerger dans votre entreprise pour en capter l’essence et la raison d’être.
- S’il s’agit d’une création d’événement, je vous ferai parvenir une présentation qui vous donnera la direction créative et la ligne conductrice de notre collaboration. Je vous expliquerai mes choix, mes propositions et l’effet attendu ou comment cela pourra être perçu par vos relations.
- S’il s’agit de l’organisation d’une nouvelle édition d’un projet ou d’une manifestation qui a déjà eu lieu, je pourrai vous faire des recommandations ou propositions d’amélioration si cela s’avère nécessaire.
À ce stade, l’objectif est de vérifier que j’ai bien compris votre idée, votre problématique et que j’oriente dans la bonne direction votre événement mais également notre collaboration !
Début de la collaboration
Je commence à organiser le processus sur la base de ce que nous avons convenu dans l’avant-projet. Mise en place de la méthodologie, contact des prestataires, communication, commercialisation etc. Les décisions à prendre ou les choix à faire vous sont soumis et nous les prenons en concertation dans l’intérêt de la manifestation.
Work in progress…
Votre projet commence à prendre vie ! Je vous informe des avancées, de sa mise en place et des réussites ou difficultés rencontrées. Cela vous rassure et vous permet de garder la main sur le déroulé.
4. Notre objectif
Réalisation
C’est le (ou les) jour J ! Afin de vous assurer une sérénité maximale, je suis évidemment présente pour coordonner et superviser, que votre expérience ait lieu en présence ou en ligne. Mon rôle est d’être là “au cas où” pour gérer l’imprévisible afin que vous puissiez vous concentrer sur votre réception et vos invités.
5. Notre histoire
Bilan
Ça y est, l’événement a eu lieu !
Je vous sollicite pour organiser un rendez-vous de bilan durant lequel je vous présente l’analyse des données reçues suite au questionnaire envoyé et aux informations de connexion si la manifestation est digitale. Nous passerons également en revue l’ensemble de notre collaboration, ce qui a fonctionné dans ma méthodologie et mon approche, les axes d’amélioration et nous projetterons, je l’espère, l’organisation de votre prochain événement !
Souvenir de belles collaborations