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Organisation d’événement professionnel
digital & présentiel

Vous avez besoin d’aide pour concevoir et organiser vos prochains événements professionnels ?

Qu’il s’agisse de rencontres professionnelles, de conférences, de séminaires, d’assemblées générales ou de salons professionnels, je peux vous aider, qu’ils aient lieu à distance ou en présence !

Événement digital et hybride

Vous souhaitez augmenter votre audience ? Donner accès à distance à votre événement ou faire vivre une expérience singulière à vos participants ? Les bénéfices des événements digitaux sont multiples !

Élargir votre audience

Rendez votre événement accessible à une zone géographique bien plus vaste.

Eviter les absents

Permettre à vos participants d’assister à votre événement même s’ils n’ont qu’une heure à y consacrer !

Devenir mémorable

Animer de façon originale et ludique votre événement.

Vous démarquer

Positionner votre entreprise comme innovante en montrant qu’elle sait évoluer avec son temps.

Pensez écologie

Réduire l’empreinte carbone de votre événement en évitant les déplacements de tous vos participants.

Tout cela prend du temps et requiert un savoir-faire et une expertise technique bien spécifiques.

C’est pourquoi je vous accompagne dans la digitalisation et l’organisation de vos événements afin de créer de l’engagement auprès de vos participants et garantir des interactions de qualité.

1. Conception de l’événement digital

Selon le brief et le type d’événement souhaité, je sélectionne les outils digitaux adaptés pour créer un événement digital en 2D, en 3D ou hybride façon “plateau télé”. 

Votre événement pourra se dérouler sur internet via les plateformes de diffusions ou les réseaux sociaux ou bien dans la metaverse.

2. Création de l’infrastructure digitale pour accueillir l’événement

Je programme ces outils pour créer l’infrastructure qui accueillera les événements en ligne (équivalent du lieu réceptif) :

  • création du nombre de salles et programmation des fonctions associés à ces salles (live streaming, tables rondes, ateliers de travail en petit groupe, sessions networking, stands d’exposition, salles de replay, salle de conférence)
  • affectation des autorisations aux différentes catégories de participants (circulation différente au sein de l’événement selon que l’on soit organisateur, speaker ou participant par exemple)

 

Je crée et programme tout ce qui va graviter autour de l’événement :

  • page ou module d’inscription 
  • planning
  • profil des intervenants
  • page sponsors
  • formulaire de renseignements participants
  • emailing marketing
  • billetterie gratuite ou payante
  • enregistrement des lives
  • intégration des animations prévues pour dynamiser l’expérience des participants
3. Intégration des contenus

Vous me fournissez toute la matière dont vous disposez (textes, vidéos, photos, médias, logos, google slide, charte graphique etc..) pour habiller les salles, les stands et informer au mieux les participants et je m’occupe de tout ! Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous.Vous me fournissez toute la matière dont vous disposez (textes, vidéos, photos, médias, logos, google slide, charte graphique etc..) pour habiller les salles, les stands et informer au mieux les participants et je m’occupe de tout ! Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous.

4. Réunions de suivi du projet

Je programme avec vous en début de collaboration les réunions de suivi durant lesquelles je vous présente l’avancée de la programmation des outils, les intégrations faites et nous définissons ensemble les prochaines étapes et les éléments à me fournir.

5. Répétition et tests techniques

Quelques jours avant l’événement, j’organise une ou plusieurs sessions de présentation de l’outil utilisé à toutes les personnes qui vont intervenir durant l’événement (organisateurs / speakers / exposants). Nous procédons à la réalisation des tests techniques (bande passante, caméra, son, lumière, partage écran, projection document, etc..). Je profite de cette séance pour les briefer sur le déroulé, leur donner quelques bonnes pratiques et les rassurer.

6. Coordination jour J

Présente le jour J en régie à distance, je gère la diffusion du live en temps réel (jusqu’à 10 caméras / ordinateurs en même temps). Je réalise donc le montage vidéo en temps réel en fonction du déroulé fourni par vos soins. 

Les diffusions sont possibles sur la plateforme événementielle digitale choisie mais également en simultanée sur les réseaux sociaux (Facebook, YouTube etc..) ou dans la métaverse selon le projet digital défini au début de la collaboration.

J’assure une hotline technique (directement via le chat de l’événement ou par téléphone).

7. Analyses des statistiques de connexion post-événement et accès aux replays

Suite à la tenue de l’événement, je prépare et vous envoie les statistiques liées à ce dernier :  nombre de connexions, liste et répartition géographique des participants, stands les plus fréquentés, réponses aux sondages, récupération des échanges dans les chats etc..

Ainsi, lors d’une réunion bilan, nous évoquerons ce qui a bien fonctionné et ce qui pourra être amélioré lors du prochain événement que nous organiserons à nouveau ensemble, je l’espère !–)

Quels types d’événements est-il pertinent de digitaliser ?

Séminaires plénières, session de networking, conférence de presse, convention d’entreprise, journées de formation, afterwork…

Découvrez quelles animations digitales ou hybrides peuvent être proposées.

Animations Pro

Sondages, Quizz, QCM, Nuages de mots, Votes en ligne, Brainstorming, Compléter des images, Textes à trous, Associations d’éléments, Coller des post it, speed-meeting etc.

Jeux à faire en équipe ou en individuel

Blind-test musical ou cinématographique, Escape Room, Résolutions d’énigmes, Question pour un champion, Tabou, Pictionnary, Mosaïque de photos interactives (reconstituer logo marque grâce à photo de tous les participants), Photomaton etc.

Plongée dans le virtuel

Création de monde virtuel en 3D où chaque participant peut interagir avec son avatar,  Création de NFT etc.

Ils ont été enchantés

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Événement physique

Vous souhaitez organiser un événement en présentiel et vous avez besoin de vous assurer qu’il sera géré sans stress, dans le temps imparti et qu’il vous permettra de vous démarquer  Excellente nouvelle, vous êtes au bon endroit !

L’organisation de projets culturels et événementiels est mon métier, mon expertise et mon excellence. Je vous propose donc de mettre mes compétences à votre service pour renforcer la raison d’être de vos événements et amplifier le message que vous souhaitez véhiculer à travers eux.

Une méthodologie pensée pour le succès de votre événement

Je personnalise soigneusement la méthodologie de chaque collaboration parce qu’elle est unique et dispose évidemment de spécificités mais voici, de manière générale, le cadre qui la structurera.

1. Notre rencontre

Vous souhaitez me rencontrer ? Échanger avec moi sur une idée, un besoin ou votre projet ? C’est très simple, il vous suffit de vous rendre sur ma page “contact” et de sélectionner un des créneaux horaires affichés afin de convenir de la date de notre premier échange.

Premier échange

Cela vous permet :

  • De m’en dire plus sur vos envies, vos idées, vos impératifs…
  • De faire plus ample connaissance avec moi pour vérifier que mes services et ma façon de travailler correspondent bien à vos attentes.

Cet échange vous aide également à déterminer précisément vos besoins et vos intentionsDe mon côté, cet échange me permet de découvrir votre projet, votre structure et de comprendre vos besoins, vos intentions et vos enjeux.

2. Découvrez ma proposition

Je vous ferai ensuite parvenir une proposition qui récapitule notre échange et qui présente ma méthodologie de travail ainsi que les conditions financières de collaboration.

3. Mon excellence

Avant-projet : de la créativité à la réalisation

Au début de chaque collaboration, je fais un travail approfondi pour découvrir votre structure et m’immerger dans votre entreprise pour en capter l’essence et la raison d’être. 

  • S’il s’agit d’une création d’événement, je vous ferai parvenir une présentation qui vous donnera la direction créative et la ligne conductrice de notre collaboration. Je vous expliquerai mes choix, mes propositions et l’effet attendu ou comment cela pourra être perçu par vos relations.
  • S’il s’agit de l’organisation d’une nouvelle édition d’un projet ou d’une manifestation qui a déjà eu lieu, je pourrai vous faire des recommandations ou propositions d’amélioration si cela s’avère nécessaire.

À ce stade, l’objectif est de vérifier que j’ai bien compris votre idée, votre problématique et que j’oriente dans la bonne direction votre événement mais également notre collaboration !

 

Début de la collaboration

Je commence à organiser le processus sur la base de ce que nous avons convenu dans l’avant-projet. Mise en place de la méthodologie, contact des prestataires, communication, commercialisation etc. Les décisions à prendre ou les choix à faire vous sont soumis et nous les prenons en concertation dans l’intérêt de la manifestation.

 

Work in progress…

Votre projet commence à prendre vieJe vous informe des avancées, de sa mise en place et des réussites ou difficultés rencontrées. Cela vous rassure et vous permet de garder la main sur le déroulé.

4. Notre objectif

Réalisation

C’est le (ou les) jour J ! Afin de vous assurer une sérénité maximale, je suis évidemment présente pour coordonner et superviser, que votre expérience ait lieu en présence ou en ligne. Mon rôle est d’être là “au cas où” pour gérer l’imprévisible afin que vous puissiez vous concentrer sur votre réception et vos invités.

5. Notre histoire

Bilan

Ça y est, l’événement a eu lieu !

Je vous sollicite pour organiser un rendez-vous de bilan durant lequel je vous présente l’analyse des données reçues suite au questionnaire envoyé et aux informations de connexion si la manifestation est digitale. Nous passerons également en revue l’ensemble de notre collaboration, ce qui a fonctionné dans ma méthodologie et mon approche, les axes d’amélioration et nous projetterons, je l’espère, l’organisation de votre prochain événement !

Souvenirs de belles collaborations

EY

« Nous avons fortement apprécié la collaboration avec Culturevent pour leur réactivité, leur capacité d’adaptation et la qualité de leur travail. »

EY

« Nous avons fortement apprécié la collaboration avec Culturevent pour leur réactivité, leur capacité d’adaptation et la qualité de leur travail. »

EY

« Nous avons fortement apprécié la collaboration avec Culturevent pour leur réactivité, leur capacité d’adaptation et la qualité de leur travail. »